In questo articolo parleremo di servizi e tariffe postali con uno sguardo al settore delle auto.
Di solito non teniamo conto delle spese reali che si possono affrontare durante la spedizione della corrispondenza.
Siamo abituati a calcolare solo i costi sostenuti all’interno degli uffici postali e mai i restanti: busta, carta, toner della stampante, tempo impiegato per raggiungere l’ufficio postale e quello perso mentre siamo in fila in attesa del nostro turno.
Per esperienza vissuta in prima persona, so con certezza che all’interno di molte concessionarie si impiega molto tempo per stampare e imbustare centinaia di lettere al giorno.
Quando lavoravo per la Europcar, perdevo delle giornate intere per preparare tutta la documentazione da inviare alle autofficine. Fortunatamente l’ufficio postale era interno all’azienda, e in questo modo evitavo di perdere tempo allo sportello postale.
Alessandro invece quando gestiva la contabilità della vendita delle vetture usate per la Lease Plan, ogni mese dedicava almeno due giornate intere allo smistamento e alla spedizione mediante raccomandata delle fatture delle auto vendute.
Esistono nel settore automotive altre tipologie di aziende che impiegano una buona parte del personale per gestire questo genere di attività, compresa la tanto odiata fila all’ufficio postale.
Prova a immaginare una concessionaria auto impegnata a inviare ogni mese delle lettere ai propri clienti per ricordare la scadenza del tagliando annuale, oppure la segretaria di un centro revisione e i richiami per le revisioni scadute.
A questo punto è opportuno calcolare oltre alle tariffe postali, anche quelli di cancelleria e soprattutto le ore perse dall’incaricato per andare e tornare dalla posta.
Recentemente abbiamo testato Smailpost, un programma che permette di inviare un’infinità di posta comodamente dalla postazione di lavoro.
Dopo aver installato Smailpost, il mittente può scrivere tutta la corrispondenza utilizzando qualsiasi programma di videoscrittura, catturando qualora lo necessitasse anche i documenti via scanner. Al termine di queste operazioni con un semplice click evitiamo ore ed ore di fila ai sportelli postali.
Il contenuto della corrispondenza viene stampato, imbustato e recapitato ai destinatari direttamente dai singoli operatori autorizzati da Poste italiane.
Attraverso degli allert disponibili da sistema, possiamo visionare tutta le fasi di avanzamento della spedizione, includendo anche avvisi SMS e e-mail.
I vantaggi che si possono ottenere utilizzando Smailpost sono:
- Azzeramento dei costi di cancelleria (buste, carta, francobolli, toner stampante etc.).
- Creazione di un archivio della posta inviata.
- Qualificazione delle tariffe postali in tempo reale con preventivo di spesa relativo alla quantità di posta da inviare.
- Importazione delle liste clienti.
- Si ottiene la prova legale dell’invio della posta.
- In caso di raccomandata con ricevuta di ritorno, si può ottenere l’esito della spedizione prima ancora dell’invio della ricevuta.
- Azzeramento dei tempi di attesa.
- Azzeramento degli incidenti sul lavoro legati agli spostamenti fuori ufficio, evitando ulteriori responsabilità a carico del datore di lavoro.
- Si genera un notevole aumento della produttività.
Smailpost è un prodotto creato e venduto dall’Autosoft Group, nota software house già fornitrice da 15 anni di servizi per grandi compagnie di assicurazione.
Per ricevere ulteriori informazioni, contattateci direttamente attraverso il nostro modulo contatto.
Giuliano Cosimetti
Non ho ben capito: il programma prepara delle lettere che poi via internet vengono inviate alle Poste? E poi dentro alla Poste ci sarebbe qualcuno che trascrive o stampa o comunque inbusta le lettere ?
E se si usasse la classica email ?
Esatto Marco, tu prepari in formato elettronico la posta e successivamente la invii all'ufficio postale o
ad altri enti autorizzati dalle poste italiane. La corrispondenza viene stampata, imbustata e spedita.
Puoi controllare tutto il flusso della spedizione e ricevere le conferme di ricezione in anticipo.
Ci sono dei documenti che non possono essere accettati in formato elettronico e per questo motivo si ricorre
ancora al cartaceo. Un esempio potrebbe essere l'avvocato che deve inviare una comunicazione di sfratto
oppure l'invio di un contratto con firma e timbro in originale etc.